OneDrive of SharePoint? Waar sla je een document op? Wie mag erbij? En hoe voorkom je dat je Microsoft 365-omgeving verandert in één grote digitale rommelkast?

Veel MKB-bedrijven werken dagelijks met Microsoft 365, maar hebben nooit echt afspraken gemaakt over hun bestanden.

Een offerte staat bij de ene collega in OneDrive. Een andere versie staat in Teams. Een contract wordt nog ergens uit een mailbox gehaald en belangrijke documenten staan in een map waar eigenlijk niemand meer weet wie toegang toe heeft.

Het probleem is meestal niet Microsoft 365.

Het probleem is het ontbreken van een duidelijke structuur.

In deze gids laten we zien hoe je OneDrive en SharePoint logisch kunt inrichten, zodat medewerkers weten waar bestanden thuishoren, documenten makkelijk terug te vinden zijn en je organisatie controle houdt over toegang en beheer.

Stap 1: Bepaal eerst wat waar hoort

Voordat je mappen gaat maken, moet je afspraken maken.

Dat klinkt misschien logisch, maar hier gaat het bij veel organisaties mis.

Iedereen maakt zijn eigen structuur. Iedereen gebruikt zijn eigen namen. En iedereen heeft een iets andere interpretatie van wat "Projecten", "Klanten" of "Administratie" betekent.

Na een paar jaar heb je dan bijvoorbeeld:

• Offertes
• Offertes nieuw
• Offertes 2025
• Offertes klanten
• Definitieve offertes
• Oude offertes

En niemand weet precies waar het juiste document staat.

Maak daarom één simpele afspraak

Bedrijfsinformatie hoort op een gezamenlijke plek.

Bijvoorbeeld:

SituatieOpslag

Mijn eigen concept	OneDrive
Persoonlijke werknotities	OneDrive
Document voor een projectteam	SharePoint
Klantdossier	SharePoint
Offerte waar collega's aan werken	SharePoint
Contract met een klant	SharePoint
Bedrijfsbeleid	SharePoint
HR-documenten	SharePoint

Het doel is niet om voor iedere situatie een regelboek van twintig pagina's te maken.

Het doel is dat medewerkers zonder nadenken weten waar iets thuishoort.

Stap 2: Bouw SharePoint rondom je organisatie

Een veelgemaakte fout is om SharePoint te organiseren rondom personen.

Bijvoorbeeld:

Jan
Piet
Sanne
Marketing Jan
Projecten Jan

Dat werkt misschien even, maar een organisatie bestaat uit teams, processen en projecten, niet uit de persoonlijke mappen van medewerkers.

Denk daarom vanuit de manier waarop je werkt

Een mogelijke structuur voor een MKB-bedrijf:

Directie
→ Strategie
→ Beleid
→ Managementinformatie

Verkoop
→ Offertes
→ Klanten
→ Salesmateriaal

Projecten
→ Lopende projecten
→ Afgeronde projecten

Marketing
→ Campagnes
→ Content
→ Huisstijl

HR
→ Personeel
→ Arbeidsvoorwaarden
→ Procedures

De precieze indeling verschilt per organisatie.

Er is geen universele SharePoint-structuur die voor ieder bedrijf werkt.

De beste structuur sluit aan op hoe je organisatie daadwerkelijk werkt.

Stap 3: Maak je mappen niet eindeloos diep

Een veelvoorkomend probleem:

Klanten → Actief → 2026 → Projecten → Lopend → Documenten → Offertes → Concept → Definitief

Technisch kan het, maar praktisch wordt het steeds lastiger om te begrijpen waar iets thuishoort.

Daarom is een goede richtlijn:

Houd je structuur zo plat mogelijk.

Bijvoorbeeld:

Verkoop
→ Offertes
→ Contracten
→ Klanten

In plaats van een enorme boomstructuur met tientallen submappen.

Drie niveaus kan een prima praktische richtlijn zijn, maar het is geen harde Microsoft-regel. Het belangrijkste is dat een medewerker snel begrijpt waar een document hoort.

Als je structureel steeds dieper moet gaan om onderscheid te maken, is dat vaak een signaal dat je structuur anders moet worden ingericht, bijvoorbeeld met een aparte bibliotheek, site of metadata.

Stap 4: Maak duidelijke afspraken over bestandsnamen

Ook een goede SharePoint-structuur wordt rommelig als iedereen bestanden anders benoemt.

Vermijd bijvoorbeeld:

• offerte.docx
• offerte nieuw.docx
• offerte nieuw 2.docx
• offerte definitief.docx
• offerte definitief echt.docx

Je hebt niet vijf bestanden nodig.

Je hebt één document met versiebeheer nodig.

SharePoint en OneDrive beschikken over versiegeschiedenis waarmee eerdere versies kunnen worden bekeken en teruggezet.

Spreek daarom één naamgevingsconventie af

Bijvoorbeeld:

2026-09-21_Klantnaam_Offerte

Of:

Klantnaam_Projectnaam_Onderwerp

Welke structuur je kiest is minder belangrijk dan dat iedereen dezelfde gebruikt.

En nog belangrijker:

Gebruik woorden als "definitief", "nieuw" en "laatste versie" zo min mogelijk.

Daar is versiebeheer juist voor.

Stap 5: Denk goed na over rechten

Structuur gaat niet alleen over het terugvinden van bestanden.

Het gaat ook over de vraag:

Wie mag wat zien?

Een medewerker van Sales hoeft bijvoorbeeld niet automatisch toegang te hebben tot alle HR-documenten.

En een externe leverancier hoeft natuurlijk niet bij de volledige projectomgeving te kunnen.

Werk zoveel mogelijk met toegang op team- of siteniveau

Maak niet voor ieder afzonderlijk bestand uitzonderingen.

Hoe meer losse uitzonderingen je maakt, hoe moeilijker het wordt om later te begrijpen wie toegang heeft en waarom.

Heeft een groep documenten echt andere rechten nodig?

Maak dan liever een aparte plek met passende toegangsrechten.

Bijvoorbeeld:

HR SharePoint-site
→ alleen HR + directie

in plaats van:

Algemene SharePoint-site
→ iedereen heeft toegang
→ behalve map HR
→ behalve deze bestanden
→ behalve dit document

Zo houd je het overzichtelijker.

Stap 6: Let extra op met extern delen

SharePoint en OneDrive maken het makkelijk om documenten met klanten, leveranciers en andere externe partijen te delen.

Maar makkelijk delen betekent niet automatisch veilig delen.

Microsoft kent verschillende soorten deelkoppelingen, waaronder links voor specifieke personen, personen binnen de organisatie en zogenaamde "Anyone"-links. Bij die laatste optie kan iedereen met de link toegang krijgen, afhankelijk van de instellingen van je organisatie.

Maak daarom duidelijke afspraken

Bijvoorbeeld:

Intern document?
→ Alleen intern delen.

Samenwerken met een klant?
→ Deel met specifieke personen.

Tijdelijk document met een externe partij?
→ Gebruik passende toegangsinstellingen en eventueel een vervaldatum.

Zo voorkom je dat een oude link maanden later nog toegang geeft tot informatie die allang niet meer gedeeld had moeten worden.

Stap 7: Gebruik versiebeheer in plaats van kopieën

Dit is misschien wel één van de makkelijkste verbeteringen die je kunt doorvoeren.

Stel dat drie collega's aan dezelfde offerte werken.

Dan wil je niet:

Offerte.docx
Offerte-v2.docx
Offerte-v3.docx
Offerte-definitief.docx
Offerte-definitief-v2.docx

Je wilt:

Offerte.docx

SharePoint houdt vervolgens de verschillende versies bij. Je kunt eerdere versies bekijken en indien nodig herstellen.

Dat betekent:

één document → één waarheid → meerdere versies.

Stap 8: Zorg dat iemand verantwoordelijk is

Een SharePoint-omgeving kun je één keer netjes inrichten.

Maar als niemand verantwoordelijk is voor het onderhoud, wordt hij vanzelf weer rommelig.

Wijs daarom per belangrijke site of omgeving een eigenaar aan.

Die persoon hoeft niet iedere week alle bestanden door te nemen.

Wel kan die bijvoorbeeld periodiek controleren:

• Zijn de rechten nog correct?
• Zijn medewerkers die uit dienst zijn verwijderd?
• Zijn oude projecten gearchiveerd?
• Staan belangrijke bestanden op de juiste plek?
• Zijn er dubbele structuren ontstaan?
• Zijn er sites of bibliotheken die niemand meer gebruikt?

Structuur is geen eenmalig project. Het is iets wat je onderhoudt.

De 3 grootste fouten bij SharePoint

1. Alles in één keer willen oplossen

Een organisatie met jaren aan documenten kan duizenden bestanden hebben.

Ga dan niet op maandag beginnen met:

"Deze week zetten we alles netjes in SharePoint."

Begin klein.

Kies bijvoorbeeld één afdeling, project of proces.

Maak daar een goede structuur voor, test deze met de medewerkers en gebruik de lessen daarna voor de rest van de organisatie.

2. De structuur bedenken zonder de gebruikers

Een structuur kan op papier perfect lijken.

Tot iemand uit Sales zegt:

"Maar zo werken wij helemaal niet."

Betrek daarom de mensen die dagelijks met de documenten werken.

Vraag bijvoorbeeld:

• Waar zoek je nu naar bestanden?
• Wat gaat vaak mis?
• Welke documenten gebruik je dagelijks?
• Welke bestanden moeten collega's kunnen vinden?
• Welke informatie mag juist niet iedereen zien?

De beste structuur is niet de mooiste structuur. Het is de structuur die mensen daadwerkelijk gebruiken.

3. Alleen de techniek regelen

Een SharePoint-omgeving kan technisch perfect zijn en toch dagelijks voor frustratie zorgen.

Want uiteindelijk moeten medewerkers weten:

Waar sla ik dit op?

Waar vind ik het terug?

Wie mag erbij?

Wat doe ik met een oud document?

Daarom zijn afspraken, uitleg en adoptie minstens zo belangrijk als de technische inrichting.

Een simpele SharePoint-checklist voor het MKB

Wil je zelf controleren of je omgeving logisch is ingericht?

Loop dan deze vragen langs:

• Weten medewerkers wanneer ze OneDrive gebruiken en wanneer SharePoint?
• Hebben teams een duidelijke gezamenlijke plek voor hun bestanden?
• Is duidelijk waar klant-, project- en bedrijfsinformatie thuishoort?
• Zijn er niet tientallen verschillende mappen met dezelfde naam?
• Is de mappenstructuur eenvoudig te begrijpen?
• Zijn bestandsnamen duidelijk en consequent?
• Gebruiken jullie versiebeheer in plaats van definitief-v2-final.docx?
• Zijn toegangsrechten bewust ingericht?
• Worden externe bestanden gecontroleerd gedeeld?
• Heeft iedere belangrijke SharePoint-site een eigenaar?
• Worden oude projecten en documenten periodiek opgeschoond?

Kun je op meerdere vragen geen duidelijk antwoord geven?

Dan is de kans groot dat er winst te behalen is in jullie Microsoft 365-omgeving.

OneDrive en SharePoint goed ingericht? Dan werkt Microsoft 365 voor je

OneDrive en SharePoint zijn krachtige onderdelen van Microsoft 365. Maar de software zelf zorgt niet automatisch voor een goede werkomgeving.

De kracht zit in de combinatie van techniek, structuur en duidelijke afspraken.

Een medewerker moet niet hoeven nadenken waar een document thuishoort.

Een manager moet erop kunnen vertrouwen dat belangrijke bedrijfsinformatie niet ergens in een persoonlijke map staat.

En een organisatie moet kunnen bepalen wie toegang heeft tot welke informatie.

Dat is waar een goede Microsoft 365-inrichting om draait:

Niet meer zoeken naar bestanden, maar weten waar ze staan.

Liever samen naar jullie omgeving kijken?

Is jullie SharePoint-omgeving in de loop der jaren gegroeid tot een wirwar van sites, mappen en bestanden? Of werken medewerkers nog veel vanuit persoonlijke OneDrive-mappen terwijl documenten eigenlijk gezamenlijk beheerd zouden moeten worden?

Infict helpt MKB-organisaties met het inrichten, structureren en beheren van Microsoft 365.

We kijken naar hoe jullie organisatie daadwerkelijk werkt en vertalen dat naar een praktische structuur voor OneDrive, SharePoint en Teams.

Geen ingewikkelde structuur omdat het technisch kan, maar een inrichting die medewerkers begrijpen en gebruiken.

Benieuwd hoe jullie Microsoft 365-omgeving ervoor staat?

Neem contact op met Infict via support@infict.nl en plan een vrijblijvende sessie.

infict.
ict met impact